Datenschutzerklärung

Bitte vor dem Produktivbetrieb durch den Datenschutzbeauftragten bzw. eine Rechtsberatung prüfen lassen. Markierte Stellen sind zu ergänzen.

1. Allgemeine Datenschutzerklärung

Es gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der FairBase IT GmbH: fairbase-it.com/datenschutzerklaerung. Die folgenden Abschnitte ergänzen sie für AccessBase.

2. Ergänzung für AccessBase

2.1 Rollen und Verantwortlichkeit

AccessBase wird von der FairBase IT GmbH für ihre Kunden betrieben. Für die Daten der Mitarbeitenden eines Kunden ist das jeweilige Kundenunternehmen Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die FairBase IT GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Anfragen von Betroffenen richten Sie bitte vorrangig an Ihren Arbeitgeber; an uns gerichtete Anfragen leiten wir an den Verantwortlichen weiter.

2.2 Zwecke der Verarbeitung

Dokumentation, welche Mitarbeitenden welche Anwendungen in welcher Edition nutzen dürfen
Beantragung, Freigabe und Einrichtung von Zugängen
Ein- und Austrittsprozesse (Onboarding und Offboarding) einschließlich Rückgaben von Geräten
Regelmäßige Überprüfung von Zugriffsrechten und Nachweis gegenüber Auditoren (z. B. ISO/IEC 27001)
Abgleich mit Lizenzen und Gruppenmitgliedschaften in Microsoft 365
Einladung, Anmeldung und Absicherung der Benutzerkonten

2.3 Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten der Mitarbeitenden: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Abteilung, Position, Vorgesetzte(r), Ein- und Austrittsdatum
Berechtigungsdaten: zugewiesene Anwendungen und Editionen, Anträge, Freigaben, Aufgaben, Kommentare
Benutzerkonten: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort ausschließlich als kryptographischer Hash, Schlüssel für die Zwei-Faktor-Anmeldung (verschlüsselt), Zeitpunkt der letzten Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldungen
Protokolldaten: Zeitpunkt, handelnde Person, Aktion, betroffener Datensatz, IP-Adresse
Ansprechpartner: Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten
Ausgegebene Geräte: Typ, Modell, Seriennummer, Ausgabe- und Rückgabedatum
Abgleichsdaten aus Microsoft 365: zugewiesene Lizenzen sowie Mitgliedschaften in Gruppen und Teams

Private Daten und besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO werden nicht verarbeitet. Freitextfelder sind entsprechend zu nutzen.

2.4 Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses beim Kunden, § 26 BDSG), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere Art. 32 DSGVO) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der IT-Systeme und der Nachweisbarkeit von Zugriffsrechten).

2.5 Empfänger, Hosting und Datensicherung

Das Portal wird bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, in Deutschland betrieben. Verschlüsselte Datensicherungen werden bei der Wasabi Technologies in der Region eu-central-2 (Frankfurt am Main) gespeichert. Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Benachrichtigungen werden per E-Mail an die hinterlegten dienstlichen Adressen versendet. Wasabi ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Die Sicherungen werden vor der Übertragung verschlüsselt, der Schlüssel verbleibt bei der FairBase IT GmbH. Grundlage für mögliche Zugriffe aus Drittländern ergänzen (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln laut AV-Vertrag von Wasabi)

Ist der automatische Abgleich mit Microsoft 365 eingerichtet, ruft das Portal über die Schnittstelle Microsoft Graph lesend Lizenzen und Gruppenmitgliedschaften aus dem Microsoft-365-Tenant des Kunden ab.

2.6 Speicherdauer

Daten aktiver Mitarbeitender: für die Dauer der Beschäftigung
Daten ausgeschiedener Mitarbeitender: automatische Anonymisierung 12 Monate nach dem Austritt, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Protokolldaten: 12 Monate
Datensicherungen: Aufbewahrungsdauer laut Bucket-Einstellung, z. B. 30 Tage
Nach Vertragsende werden alle Daten eines Kunden nach Übergabe des Exports gelöscht.

2.7 Cookies und Tracking

Das Portal setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungscookie. Es werden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine extern geladenen Schriftarten oder Skripte eingesetzt.

2.8 Sicherheit der Verarbeitung

Verschlüsselte Übertragung (TLS), Passwortspeicherung nur als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung, Sperre nach Fehlversuchen, automatische Abmeldung, rollenbasierte Rechte, strikte Trennung der Kundendaten, Protokollierung und verschlüsselte Datensicherung. Details siehe Seite „Sicherheit“.

2.9 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, in Bayern beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

2.10 Kontakt Datenschutz

FairBase IT GmbH, Äußere Nürnberger Str. 62, 91301 Forchheim, E-Mail: info@fairbase-it.com, Telefon: +49 9191 35 19 67 0

Stand: 11/2026